Hoe organiseer je een congres?
26 november 2021
Voor mij is het de eerste keer dat ik het Chronisch ZorgNet congres mee mag organiseren! Ik vond het super leuk hiervoor gevraagd te worden, ook al wist ik nog niet precies wat er komt kijken bij de organisatie van het congres. Ben je nieuwsgierig naar de organisatie van het congres? Ik neem je graag mee in alles wat we tot nu toe al hebben geregeld. Een klein kijkje achter de schermen bij Chronisch ZorgNet!
Stap 1: globaal ideeën verzamelen
Wellicht in jouw ogen wat op tijd, maar de eerste keer dat we samen zaten voor het congres was al begin juli. Vanaf dan beginnen de ideeën al te spelen: wat willen we dit jaar met het congres, welke onderwerpen zouden leuk kunnen zijn en hoe gaan we het dit jaar aanpakken? Dit zijn eigenlijk wel de drie hoofdvragen die de eerste meeting ter spraken zijn gekomen. De belangrijkste input komt uit het werkveld: welke onderwerpen willen zorgverleners graag behandeld zien tijdens het congres? Daarnaast hebben we de evaluatie van vorig jaar er nog bij gepakt. Hoe zijn de verschillende onderdelen beoordeeld? Wat was de algemene mening over het congres?
Stap 2: waar en wanneer
Al snel kon geconcludeerd worden dat een digitaal congres de beste oplossing is voor 2022. Veel mensen waren positief over het digitale congres in 2021. Daarnaast geeft corona nog steeds teveel onduidelijkheid om het weer fysiek door te kunnen laten gaan. Na dit besluit was de eerst volgende stap: wanneer gaan we het organiseren? En kan de studio ook op de datum die we voor ogen hebben?
Stap 3: onderwerpen bepalen
Nadat we deze eerste paar praktische stappen hadden afgerond kwam het leuke deel! De onderwerpen en de sprekers. Samen brainstormen over eventuele onderwerpen, therapeuten vragen en ook goed rondkijken wat er allemaal leuk en interessant zou kunnen zijn op het congres. Deze ideeën zijn allemaal opgeschreven, en uit de verschillende opties zijn uiteindelijk de onderwerpen gekozen die we nu op het programma hebben.
Stap 4: sprekers zoeken
De volgende stap is sprekers zoeken. Wie zouden er kunnen en willen spreken over de gekozen onderwerpen. En kunnen ze ook op de datum van het congres? In september zijn we begonnen met het benaderen van mogelijke sprekers, want deze fase kost veel tijd. Wat vooral leuk hieraan is, is dat we alle sprekers zelfs in dit beginstadium, ook kort telefonisch spreken. Hierbij vertellen wij wat over het congres, over de deelnemers en kijken we wat de sessie voor invulling kan krijgen.
Stap 5: programma opstellen
Als de sprekers zijn gevonden en voor bijna elke sessie de invulling is bepaald, dan kan het programma opgesteld worden. Een grof idee over welke spreker we op de plenaire dag willen en wie we in de avonden willen laten spreken hadden we al wel. Maar het moet natuurlijk in ieders agenda passen. Er wordt vervolgens een programma opgesteld en aan de sprekers wordt een bevestiging gevraagd. Ook leveren alle sprekers een samenvatting aan zodat we deze alvast bekend kunnen maken!
Inmiddels is het programma voor het congres van 2022 aangekondigd. Nieuwsgierig? Kijk dan hier op de website. Je vindt er niet alleen het programma, maar ook een korte beschrijving van elke sessie.
Stap 6: nog wat praktische zaken
Nu we het programma rond hebben gaan we natuurlijk ook nog flink aan de slag! Zo hebben we al veel ideeën over de gadget die naar deelnemers worden gestuurd, maar dit houden we nog even geheim. Ook zijn we druk bezig met de sponsering voor het congres, de laatste invullingen voor de twee overgebleven sessies, de uiteindelijke presentaties van de sprekers en de bekendmaking van het congres!
Neem jij ook deel aan het congres op 8, 9 en 10 maart? Hopelijk tot dan!
Blijf op de hoogte van al onze updates en blogs via LinkedIn.