Een digitaal congres organiseren; wat komt daar veel bij kijken

28 augustus 2020

Geschreven door Nienke Nuijen

Deze coronatijden zorgen ervoor dat we allemaal een stuk creatiever worden. Wie had ooit gedacht dat wij ons congres digitaal zouden gaan geven? Een jaar geleden zag niemand dit aankomen. Maar door de coronacrisis leek het uitzicht op een fysiek congres al snel van de baan, dus we moesten op zoek naar andere mogelijkheden. Ondanks deze moeilijke periode is dat toch wel iets moois he? Iedereen is gaan denken in mogelijkheden, en dat leidt tot allerlei prachtige initiatieven. Ons congres in maart was geannuleerd, maar we konden niet bij de pakken neer gaan zitten. We moesten door. En hier staan we inmiddels; een maand voordat wij het digitale congres van start gaat. En ik kan je vertellen: het wordt echt ontzettend leuk!

Een digitaal congres, zoals Yvonne ook zei in haar blog: “een camera en een platform om te presentaties te streamen, meer heb je niet nodig toch?”, dat was onze eerste (naïeve) gedachte. We hadden geen idee. Wil je écht een goed, aantrekkelijk, interessant, dynamisch en, waar mogelijk, interactief congres houden? Dan komt er toch echt veel meer bij kijken. Volle bak moesten we weer aan de slag om dit digitale congres te laten slagen. We hebben hier de afgelopen maanden dan ook hard voor gewerkt. Er waren wel wat hobbels in de weg en continu bleven er nieuwe vraagstukken naar boven komen. Terwijl de (inmiddels failliete) congresorganisatie voorheen de inschrijvingen regelde, moesten we dit nu ineens zelf doen. We bouwden dit in, in onze eigen Webshop. Het was op deze manier niet mogelijk om je ook in te schrijven voor parallelsessies, maar we hadden inmiddels al besloten dat we de deelnemers toegang zouden geven tot alle sessies, dus eigenlijk was dat niet zo erg. Ondertussen waren we in overleg met andere partijen; hoe pak je de organisatie van een online evenement goed aan? Na veel sparren besloten we om het congres in een studio op te nemen en te streamen. Dat zorgt voor kwaliteit en veel meer digitale mogelijkheden, iets waar wij wel achter stonden. Toen we eenmaal in gesprek waren met de mensen van de techniek bleek dat we nog ontzettend veel te kiezen hadden; hoe deelnemers toegang krijgen tot het platform, hoe we noodzakelijke gegevens voor het toekennen van accreditatiepunten kunnen verkrijgen, hoe we sessies kunnen opnemen, aanwezigheid kunnen controleren, wat we onze sponsoren kunnen bieden. Maar ook zaken over de live uitzending zelf; ooit nagedacht over de manier hoe deelnemers vragen stellen, wat een presentator allemaal kan doen, wat je doet met pauzes zodat je niet een kwartier naar een leeg beeld zit te kijken waar af en toe iemand doorheen loopt, hoe je ervoor zorgt dat sessies vloeiend verlopen, dat sprekers weten wanneer ze in welke camera moeten kijken, hoe je het geheel dynamischer en aantrekkelijk maakt om lang naar te kijken? Heel veel vragen die beantwoord moesten worden. Maar met trots kunnen we inmiddels vertellen dat het allemaal vorm begint te krijgen. Na zo’n twee maanden proberen is het ook eindelijk gelukt om alle sprekers te pakken te krijgen (de vakantieperiode is echt niet handig om dit te moeten regelen…). Gelukkig was iedereen enthousiast over onze ideeën. Dit betekent ook dat we éindelijk de definitieve planning kunnen maken. Iedereen heeft er lang op moeten wachten, maar volgende week gaan we het programma bekendmaken!

Het heeft allemaal even geduurd, maar we hebben ons uiterste best gedaan. Dank jullie voor jullie begrip en geduld. Ik beloof dat dit digitale congres een super leuk alternatief gaat worden op het fysieke congres. En voor iedereen die zich heeft ingeschreven: er staat jullie nog een verrassing te wachten! Benieuwd? Nog heel even afwachten…

Blijf op de hoogte van al onze updates en blogs via LinkedIn.

Terug naar overzicht